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Les savoir-faire des collaborateurs sont un actif de l'entreprise. Ils sont dynamiques et évoluent au gré du temps et des collaborateurs qui composent l'entreprise à chaque instant. Cependant, ils ne circulent que rarement efficacement dans les PME et ETI de l'industrie.
La faute à une culture de la transmission orale encore trop fortement ancrée ?
Dans l'industrie manufacturière en particulier, la pérennité de l'activité passe par la bonne mise en oeuvre et la transmission des savoir-faire par les collaborateurs.
Par "savoir-faire dans l'industrie" on peut penser à des opérations manuelles en production, à une routine d'organisation personnelle en maintenance ou à un réglage machine en atelier, entre autres. S'il est possible de mesurer l'exposition au risque de l'entreprise selon le niveau de criticité de chaque savoir-faire au regard de l'activité (à partir de critères divers - impact financier, occurence de mise en oeuvre...), ceux-ci ne sont encore trop souvent connus et maitrisés que par les collaborateurs qui les mettent en oeuvre régulièrement.
Pour une entreprise dans l'industrie, utiliser le format vidéo afin de transmettre des savoir-faire, des processus, des modes opératoires ou encore des tutoriels est un excellent moyen de ne pas subir mais de maitriser le risque de pérennité exposé plus haut.
Mais quels bénéfices à mettre en oeuvre une telle démarche de formalisation et de transmission des savoir-faire par la vidéo ? Cette approche est-elle accessible aux PME/ETI ou est-elle réservée aux groupes les plus matures prônant l'Industrie 4.0 ? Quels bénéfices attendre d'un tel changement de paradigme entre héritage de la transmission orale et utilisation de tutoriels et formats vidéo ?
Découvrez ici 5 bénéfices directs à utiliser la vidéo afin de transmettre vos savoir-faire internes.
Formaliser un savoir-faire au moyen d'un tutoriel vidéo permet de créer un cadre à respecter par TOUS. Ce cadre peut-être ensuite amendé et les itérations successives permettront ensuite, dans le temps, de mettre à niveau le standard créé pour la mise en oeuvre de ce savoir-faire.
Il est souvent répété "qu'il n'y as pas de progrès sans mesure". Créer un tutoriel vidéo faisant lieu de "pratique standard" permet à l'entreprise de pouvoir avoir un point de repère à partir duquel elle pourra évaluer sa performance. Il est donc important que le standard corresponde effectivement à la meilleure pratique possible et puisse servir d'étalon ou de "base 100". Un standard est le plus souvent le fruit de plusieurs itérations successives.
La vidéo permet de capter l'exhaustivité d'une séquence de tâches, d'opérations ou de gestes à réaliser permettant d'atteindre un résultat attendu.
Pour "capturer le geste", le format de tutoriel vidéo est plus facile à assimiler qu'un format écrit (.pdf par exemple) pour plusieurs raisons :
Formaliser les bonnes pratiques permettant de tendre vers de bons résultats de Qualité, ou créer une défauthèque par exemple, sont déjà des réflexes courants dans l'industrie. Souvent, ces sujets formalisés par écrit souffrent d'une mise à jour fastidieuse, qui nécessite leur réimpression puis diffusion interne.
A défaut, lorsque les bonnes pratiques ne sont pas formalisées ou qu'elles ne le sont que par écrit, il est difficile de porter à la connaissance de tous leur mise à jour et elles sont rarement strictement respectées par les équipes sur le terrain.
Comment la majeure partie des formations a t-elle lieu ?
Elles ont lieu en présentiel ou peuvent avoir lieu à distance, mais elles nécessitent le plus souvent la disponibilité synchrone de "l'expert(e)" et de "l'apprenant(e)". D'autres peuvent aussi rendre l'apprenant(e) plus autonome, grâce à des supports écrits. Mais, pour nombre d'entreprise de l'industrie, aucune de ces modalités n'apparait satisfaisante.
Alors que la première option implique des coûts évidents à chaque formation sur un même sujet(traduits en temps/homme ou en productivité), la seconde peut avoir "l'efficacité d'une bouteille à la mer".
Les tutoriels ou formations utilisant la vidéo permettent de créer un standard, mais aussi de former efficacement les équipes de façon asynchrone. Cette notion signifie que les experts ont besoin de se rendre disponible moins souvent et pour des interactions à plus forte valeur ajoutée.
Par exemple, pour dérouler convenablement un processus sur un ERP, il est possible d'enregistrer un tutoriel vidéo. De même, pour effectuer convenablement une tâche sur une machine-outil, et en sécurité, il est possible de consulter un mode opératoire au format vidéo. L'investissement nécessaire de la part de l'expert(e) pour formaliser la vidéo, même s'il nécessite plusieurs itérations, sera toujours moindre que le temps consolidé de toutes les interruptions qui pourraient avoir lieu dans un format oral. Dans ce cas, l'expert(e) gagne un temps précieux et peut néanmoins accompagner les apprenant(e)s sur des moments à forte valeur ajoutée (questions/réponses, points d'attention spécifiques, etc.).
L'industrie comme d'autres secteurs souffrent de toutes les situations créant des rotations d'effectifs. Il peut par exemple s'agir de démissions ou, plus impactant encore, de départs en retraite. Dans l'industrie manufacturière où la culture de la transmission orale est encore forte, les départs peuvent mettre à risque la pérennité d'un département voire de l'activité de l'entreprise.
Une démarche d'anticipation des départs et de formalisation des savoir-faire, des expertises ou des réflexes opérationnels par des tutoriels vidéo permet de formaliser le retour d'expérience des collaborateurs/trices.
Ce "REX" a ensuite une double utilité : simplifier la prise de poste ou l'absorption de la charge par le successeur ou l'équipe existante, mais surtout capitaliser sur l'expérience acquise et "ne pas réinventer la roue".
La plus grande "volatilité des Talents" que l'on constate depuis plusieurs années rend le besoin de formalisation et de transmission encore plus prégnants. C'est presque étonnant, mais il est devenu aussi important pour les entreprises d'offrir une expérience collaborateur remarquable à leurs équipes que de limiter leur dépendance aux individualités maitrisant des savoir-faire critiques pour l'activité.
Si la compétition est rude sur le marché de l'emploi, l'industrie manufacturière souffre spécialement d'un manque d'attractivité vis à vis des jeunes Talents (Gen Z, etc). Inutile de leur confier classeurs ou présentations powerpoint en espérant qu'ils s'y plongent et vous reviennent avec une liste de points à éclaircir... Youtube s'est hissé à la 2nde place des moteurs de recherches, les réponses aux questions se cherchent en vidéo désormais.
Qu'il s'agisse d'un livret d'accueil/onboarding, d'un accueil sécurité ou d'une formation initiale sur un poste, l'usage de la vidéo est devenu incontournable pour partager les informations clés qui doivent être portées à leur connaissance.
Si la vidéo est un moyen de formaliser efficacement des savoir-faire dans l'industrie, elle apparait aussi comme le moyen d'apprentissage le plus adapté.
En guise de conclusion, l'utilisation de la vidéo en général, et de tutoriels vidéos en particulier, présente de nombreux bénéfices pour l'entreprise : une orientation vers les résultats et l'amélioration continue, une baisse des coûts de formation, une circulation efficace des expertises ou une pratique en ligne avec les attentes des collaborateurs.
En revanche, démarrer un projet de formalisation s'anticipe et se prépare en interne. Le plus souvent, il n'y a aucune difficulté autre que la conduite du changement. En effet, passer d'une culture de l'oral à une culture formalisée demande d'embarquer les équipes qui pourront être mises à contribution comme celles à qui il sera demandé de changer leurs réflexes. Le plus souvent, nous constatons qu'une démarche de formalisation visant à mieux capitaliser et diffuser les savoir-faire en interne doit être abordée en plusieurs étapes :
Chez Komin, nous sommes convaincus que toutes les réponses aux questions que se posent les collaborateurs existent en interne : il faut simplement faciliter leur formalisation et leur partage. Si vous souhaitez en discuter, sans que cela ne vous engage en rien, n'hésitez pas à prendre contact avec moi par téléphone !
La certification qualité a été délivrée au titre de la ou des catégories d'actions suivantes : actions de formation.
Komin est la plateforme de collaborative learning qui offre aux entreprises une solution simple et efficace pour la transmission de compétences au sein des équipes.
